Privacyverklaring

StartKlaar is een product van Webtoolz.nl. Voor de publieke website en de gegevens van werkgeversgebruikers treedt de aanbieder op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor persoonsgegevens die een werkgever over medewerkers invoert, is die werkgever in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt StartKlaar de gegevens in opdracht.

Vragen over privacy kunnen worden gestuurd naar contact@webtoolz.nl. De definitieve juridische identiteit en adresgegevens worden vóór publicatie aan dit document toegevoegd.

Afhankelijk van het gebruik kan StartKlaar de volgende gegevens verwerken:

• accountgegevens, zoals naam, zakelijk e-mailadres, rol en organisatie;
• organisatiegegevens en instellingen;
• praktische onboardinggegevens, zoals naam, functie, afdeling, startdatum, locatie en contactpersoon;
• taken, statussen, deadlines, zakelijke notities en activiteiten;
• technische beveiligingsgegevens, zoals sessie-informatie en beperkte loggegevens;
• facturatie- en abonnementsstatus, wanneer betalingen zijn geactiveerd.

StartKlaar is niet bedoeld voor BSN, identiteitsbewijzen, bankrekeningnummers, medische informatie, salarisgegevens of kopieën van contracten. Gebruikers worden gevraagd zulke gegevens niet in vrije notitievelden op te nemen.

• om accounts, organisaties, onboardings en medewerkerportalen te laten werken;
• om rollen en toegang veilig te beheren;
• om taakmeldingen, herinneringen en serviceberichten te versturen;
• om proefperiodes, abonnementen en pakketlimieten uit te voeren;
• om misbruik te voorkomen, fouten op te lossen en de dienst te beveiligen;
• om optionele, privacyvriendelijke productanalyse uit te voeren wanneer die is ingeschakeld.

De verwerking kan gebaseerd zijn op de uitvoering van de overeenkomst, een gerechtvaardigd belang bij een veilige en bruikbare dienst, een wettelijke verplichting of toestemming wanneer die vereist is. Werkgevers blijven zelf verantwoordelijk voor een passende grondslag voor persoonsgegevens die zij over nieuwe medewerkers invoeren.

Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is om StartKlaar te leveren, een wettelijke plicht na te komen of rechten te beschermen. Mogelijke dienstverleners zijn hosting- en databaseleveranciers, e-maildienstverleners en betaalproviders, zoals TransIP, Supabase, Resend en Mollie wanneer deze koppelingen daadwerkelijk zijn geconfigureerd.

De definitieve lijst met subverwerkers, locaties en afspraken over doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte wordt vóór productie gecontroleerd en gepubliceerd.

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel, de overeengekomen bewaartermijn en wettelijke verplichtingen. Organisaties kunnen een bewaartermijn instellen en gegevens exporteren of laten verwijderen. Back-ups en beveiligingslogs kunnen tijdelijk langer blijven bestaan. Definitieve standaardtermijnen worden vóór publicatie vastgesteld.

StartKlaar is ontworpen met organisatie-isolatie, autorisatie aan de serverzijde, beveiligde sessies, gehashte medewerkerlinks, intrekbare toegang, invoervalidatie en beperkte logging. Geen enkele technische maatregel biedt absolute veiligheid. Beveiligingsclaims worden vóór productie aantoonbaar getoetst en waar nodig aangevuld.

Betrokkenen kunnen, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Nieuwe medewerkers kunnen zich hiervoor doorgaans eerst wenden tot hun werkgever. Werkgeversgebruikers kunnen contact opnemen via contact@webtoolz.nl.

Wie vindt dat een privacyverzoek niet goed is behandeld, kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.